Política de privacidade

Esta política explica como o PotiCRM trata dados pessoais, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD). O PotiCRM é um sistema de relacionamento comercial usado por clínicas para organizar o contato com pessoas interessadas nos seus serviços e com quem já é paciente. Ele é desenvolvido e operado por [a preencher], CNPJ [a preencher].

Quem responde por cada dado

• Dados de pacientes e de interessados (leads): a clínica que usa o sistema é a controladora — é ela que decide por que e como esses dados são usados. Nós somos operadores: tratamos esses dados em nome da clínica e segundo as instruções dela.
• Dados de quem acessa o sistema (equipe das clínicas): nós somos os controladores, para manter a conta, o acesso e a segurança.

Quais dados tratamos

• Cadastro: nome, telefone, e-mail e, quando a clínica informa, CPF, data de nascimento, endereço e cidade.
• Relacionamento comercial: contatos feitos pela clínica, consultas agendadas, comparecimento, compras e pagamentos, inscrições em eventos e o registro de consentimento ou de pedido para não receber mensagens.
• Equipe da clínica: nome, e-mail, papel no sistema e os registros de acesso necessários à segurança.

O sistema não guarda dados clínicos — diagnóstico, evolução, prescrição ou exame. Ainda assim, a informação de que uma pessoa comprou determinado procedimento pode revelar dado de saúde, que a LGPD considera sensível; por isso ela só aparece para quem, na clínica, tem permissão para ver vendas, e nunca é gravada em log.

Dados que recebemos da Meta (Facebook e Instagram)

Quando a clínica conecta a página dela, o sistema recebe os cadastros feitos nos formulários de anúncio (Lead Ads) do Facebook e do Instagram. Guardamos apenas:

• nome, telefone e e-mail preenchidos no formulário;
• o nome da campanha, a plataforma (Facebook ou Instagram) e os identificadores técnicos do cadastro, do formulário, do anúncio e da página — para saber de onde o contato veio e não registrá-lo duas vezes.

Respostas a perguntas personalizadas do formulário são descartadas e não ficam guardadas, porque podem conter informação de saúde. Esses dados são usados exclusivamente para que a clínica dona da página entre em contato com a pessoa; não são vendidos, não são usados para publicidade de terceiros e não são compartilhados com outras clínicas.

Perfil comercial (arquétipos) e questionário

A clínica pode classificar cada pessoa em um perfil comercial — por exemplo, quem compra cuidado do dia a dia ou quem vem por um procedimento específico — para escolher a quem enviar cada comunicação e para medir os resultados. A classificação usa regras visíveis, a partir de:

• o histórico comercial com a clínica: quantas compras, de que tipo (produto ou procedimento), em que valor e em que meses; de onde a pessoa chegou; e a participação em eventos;
• as respostas que a própria pessoa dá, se quiser, a um questionário curto (o que busca, como prefere o contato, quanto costuma investir, como conheceu a clínica).

A classificação não usa o que foi tratado nem qualquer dado de saúde, e não decide nada sozinha: não impede atendimento, não muda preço e não tira ninguém da fila. A equipe da clínica vê o motivo de cada classificação e pode corrigi-la. Você pode pedir a revisão do seu perfil e saber os critérios usados (LGPD, art. 20).

O questionário tem uma parte opcional sobre a pele, que é dado de saúde. Ela só é gravada com uma autorização própria e destacada, tem uma única finalidade — recomendar tratamentos, produtos e conteúdos adequados — e não entra na classificação. Você pode pedir que essas respostas sejam apagadas a qualquer momento (LGPD, arts. 11 e 18).

Para que usamos os dados

• organizar o atendimento comercial da clínica: fila de contatos, agendamento, vendas e retorno de quem já é paciente;
• enviar comunicações da clínica por e-mail ou WhatsApp, respeitando o consentimento registrado e o pedido de não receber mensagens — quem pediu para não ser contatado não entra em nenhum envio;
• gerar indicadores e relatórios de gestão para a própria clínica;
• manter a segurança do sistema e cumprir obrigações legais.

As bases legais são, conforme o caso, o consentimento do titular, a execução de contrato e de procedimentos preliminares a pedido dele, o legítimo interesse da clínica e o cumprimento de obrigação legal (LGPD, art. 7º).

Com quem os dados são compartilhados

• Hospedagem: o provedor do servidor onde o sistema e o banco de dados funcionam.
• Integrações que a clínica ativa: o SendPulse, para envio de e-mail e WhatsApp, e a Meta, para receber os cadastros dos anúncios. Esses serviços podem manter servidores fora do Brasil; o tratamento por eles segue as políticas de privacidade de cada um.
• Autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

Não vendemos dados pessoais.

Como protegemos os dados

• acesso somente com login, por papel e permissão definidos pela clínica;
• os dados de cada clínica ficam isolados: uma clínica não acessa os dados de outra;
• senhas guardadas com hash; credenciais de integração (como os tokens da Meta e do SendPulse) cifradas com AES-256-GCM;
• conexão sempre criptografada (HTTPS), e registros técnicos sem nome, telefone ou e-mail de pacientes.

Por quanto tempo guardamos

Enquanto a clínica mantiver a conta ativa, ou até que o titular peça a exclusão e não haja obrigação legal de guardar. Encerrada a conta, os dados são excluídos ou devolvidos à clínica conforme o contrato.

Cookies

Usamos apenas o cookie necessário para manter a sessão de quem entra no sistema. Não usamos cookies de publicidade nem ferramentas de rastreamento.

Seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados; acesso a eles; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei; portabilidade; eliminação dos dados tratados com o seu consentimento; informação sobre com quem compartilhamos; informação sobre a possibilidade de não dar o consentimento e o que isso implica; e a revogação do consentimento.

Como os dados de pacientes e leads pertencem à clínica, o caminho mais rápido é falar com ela. Você também pode escrever para nós: se o pedido for sobre uma clínica, o encaminhamos a ela e acompanhamos a resposta. A declaração completa é respondida em até 15 dias do pedido (LGPD, art. 19, II).

Como pedir a exclusão dos seus dados

Se você deixou seus dados em um formulário de anúncio no Facebook ou no Instagram, ou em qualquer página de uma clínica que usa o PotiCRM, e quer que eles sejam apagados:

1. envie um e-mail para [a preencher] com o assunto “Exclusão de dados”;
2. informe o telefone e o e-mail que você usou no cadastro e, se souber, o nome da clínica;
3. confirmaremos que o pedido é seu e excluiremos os dados, ou os encaminharemos à clínica responsável, em até 15 dias — informando o que foi feito e o que precisou ser mantido por obrigação legal.

Se o que você quer é só parar de receber mensagens, basta pedir à clínica: o sistema bloqueia a pessoa em todos os envios.

Encarregado pelo tratamento de dados

[a preencher] — [a preencher]. Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Alterações

Esta política pode ser atualizada quando o sistema mudar. A data da versão fica no topo desta página.